3 novembre 2025 |
Qu’on parle d’un mariage, d’un enterrement de vie de jeune fille ou de garçon ou simplement d’un grand souper de famille, toutes les occasions sont bonnes pour se rassembler. Bien sûr, il y a toujours un minimum de coût à ce type d’activité : louer une salle, avoir de la nourriture et des boissons pour tout le monde, trouver de l’animation, décorer, etc. Par contre, avec un peu de débrouillardise et une bonne planification, il est tout à fait possible de s’en sortir avec une facture raisonnable. En planifiant bien votre budget évènement dès le départ, vous pouvez éviter les dépenses inutiles et garder le contrôle sur vos coûts. Voici quelques astuces pour des rassemblements à petit prix.
1. Commencer tôt
Dès que vous savez qu’un évènement aura lieu, il vaut la peine de commencer à planifier. Si vous devez réserver une salle, vous aurez plus de chances d’obtenir ce que vous voulez, ou d’obtenir un bon prix, en réservant tôt. Les espaces gratuits peuvent se remplir très vite.
Aussi, en commençant la planification rapidement, vous vous donnez une plus grande marge de manœuvre – si vos plans initiaux se révèlent être trop chers, vous avez le temps de faire des modifications.
Vous pouvez aussi profiter des soldes ou des produits saisonniers. Par exemple, si vous apprenez en septembre que vous organiserez une soirée costumée en avril, vous pouvez faire le plein de décorations. Certains éléments neutres pouvant servir de décoration sont beaucoup plus faciles à trouver durant une période précise et à meilleur prix. Par exemple, vous trouverez des cordons de lumières scintillantes à petits prix juste avant les fêtes, et vous aurez également beaucoup plus de choix que le restant de l’année.
2. Prioriser les espaces gratuits
En matière d’organisation d’évènement, trouver un endroit est souvent la plus grosse pièce du casse-tête, tant en matière de gestion que de coût. Le coût de location d’une salle peut aller de quelques centaines de dollars jusqu’à plusieurs milliers, selon sa taille, les services inclus et son cachet. Par contre, il faut aussi se rappeler qu’il existe des endroits gratuits ou qui sont disponibles pour un prix tout à fait raisonnable. Comme mentionné au point précédent, pour les salles gratuites ou pas chères, il faut réserver le plus tôt possible.
Si votre évènement se tient l’été, pourquoi ne pas l’organiser dans un parc ou une plage publique? Si vous planifiez être un grand groupe, il peut valoir la peine de prévenir votre municipalité, ou l’organisme qui régit le parc qui vous intéresse.
D’autres endroits, plus privés, peuvent aussi être pris en considération. Par exemple, le toit de certains édifices est accessible et peut servir d’endroit parfait pour un souper avec une vue sur le coucher du soleil. Les centres communautaires et les sous-sols d’église peuvent aussi être des options intéressantes, le cas échéant.
3. Demander une contribution
Organiser un évènement ne signifie pas forcément qu’on doit tout payer soi-même. C’est pourquoi il faut savoir être honnête quant à son budget évènement. Si vos moyens sont limités, n’hésitez pas à le mentionner. Les invités pourront alors choisir entre offrir eux-mêmes une contribution, ou bien accepter que l’évènement ne soit pas de très grande envergure. En effet, si personne n’est prêt à payer, les attentes de chacun devront s’ajuster en conséquence.
Idéalement, commencez par dresser un budget préalable, que vous pourrez présenter aux invités ou au participants, en expliquant les différents coûts. Pour aller plus loin, vous pouvez proposer deux options : une option gratuite, ou presque, et une option avec un coût minimum par personne.
Il est aussi toujours possible de faire des compromis. Par exemple, vous pourriez trouver une salle gratuite, et payer vous-mêmes les décorations, mais demander aux gens d’apporter leur propre boisson.
Si vous réservez une salle payante, il est probable qu’on vous demandera de payer un acompte, et ce, avant que vous ne collectiez la contribution des invités. Dans ce cas, une marge de crédit en ligne peut être une façon astucieuse de réserver rapidement la salle, sans affecter votre marge de crédit. Assurez-vous simplement de prendre en compte le coût des intérêts que vous paierez dans le total des coûts de l’évènement.
4. Opter pour une décoration minimaliste
Décorer une salle n’a pas à être dispendieux. En choisissant un look minimaliste, vous pourrez créer une ambiance chic sur un tout petit budget. Fabriquer vous-même les décorations plutôt que de les acheter peut aussi faire une très grande différence. Aussi, n’hésitez pas à réutiliser les éléments d’évènement précédent, comme un mariage ou une soirée de gala. Vous pouvez même demander à des proches s’ils possèdent des éléments de décoration que vous pourriez utiliser.
5. Être astucieux avec la nourriture
Après la salle, la nourriture est souvent l’élément le plus dispendieux. Dès qu’on fait affaire avec un traiteur, même si on ne choisit que des petits sandwichs de base, il faudra s’attendre à payer une somme assez importante.
Pour réduire le coût, on peut cuisiner certains plats soi-même, en choisissant des choses faciles à préparer et peu dispendieuses, comme une frittata ou une salade de macaroni. Les formules « potluck » sont aussi gagnantes quand on cherche à diminuer la facture d’un évènement.
Aussi, vous pouvez simplement planifier l’horaire de l’évènement en dehors des heures de repas. Par exemple, personne ne s’attendra à un repas complet si l’évènement se tient entre 13 h et 16 h 30. Il suffira d’avoir des boissons et des collations. D’ailleurs, plusieurs restaurants rapides ont des programmes pour vendre au rabais les pâtisseries de la veille. Il suffit de se renseigner auprès de ces derniers. Il existe aussi des applications anti-gaspillage qui peuvent vous faire économiser.
6. Choisir du divertissement gratuit
Engager un DJ est certes agréable comme idée, mais le fait est que bien des gens ne verront pas la différence entre un DJ et une liste de lecture préprogrammée. D’ailleurs, en choisissant une liste de lecture, vous permettez aux invités d’ajouter leur coup de cœur musical.
Si vous souhaitez tout de même avoir un minimum d’animation, ou des activités comme du maquillage, vous pouvez toujours demander à des proches qui seraient prêts à le faire gratuitement. Vous pourriez installer un pot à pourboire ou faire circuler un chapeau pour les remercier.
Établir un budget évènement peut être tout un défi, surtout quand nos moyens sont limités. Par contre, le plus important est de pouvoir se rassembler et profiter du temps ensemble. Après tout, les soirées les plus mémorables ne sont pas forcément celles qui coûtent le plus cher. Sachez faire preuve de créativité et surtout, n’hésitez pas à demander de l’aide. D’ailleurs, nos services de marge de crédit peuvent vous donner la flexibilité nécessaire pour organiser plus facilement vos évènements. N’hésitez pas à nous contacter.