16 octobre 2023 |
Il y a des gens qui ont un talent naturel pour gérer leur temps. Ils savent gérer leur stress, ne sont pas distraits facilement et n’ont pas tendance à procrastiner. Bien sûr, beaucoup de gens ne se reconnaissent pas du tout dans ce portrait et ont plutôt du mal à jongler entre toutes leurs tâches et leurs obligations.
Savoir bien s’organiser est presque un art en soi et il existe de nombreuses techniques, qui fonctionnent plus ou moins bien en fonction des personnalités et contextes professionnels de chacun. Voici 6 techniques de gestion du temps qui vous permettront d’avoir une vie plus équilibrée et productive.
1. Technique Pomodoro
Vous connaissez l’entraînement par intervalle ? Eh bien, la technique de gestion du temps Pomodoro est similaire, mais appliquée pour le travail. La technique consiste à accorder une période de 25 minutes à une tâche précise, puis prendre une pause de cinq minutes. Puis, vous reprenez votre tâche pour 25 minutes, reprenez une pause, et ainsi de suite. On recommande de prendre une pause de 20 à 30 minutes après 4 sessions de 25 minutes.
Et durant ces 25 minutes, vous ne faites rien d’autre que la tâche. On ferme donc tous les onglets sur votre navigateur, on ne regarde pas son cellulaire ni ses courriels. Pendant les pauses, il est recommandé de faire quelque chose de physique, comme de marcher un peu, quitte à aller se faire un café ou faire de brefs étirements.
Si vous attendez des messages importants, vous pouvez les consulter pendant vos pauses, mais faites attention à respecter le court laps de temps et retourner bien à la tâche dès que la pause est finie.
C’est une technique qui fonctionne bien pour les tâches répétitives, qui peuvent être ennuyeuses. Si vous êtes facilement distrait, c’est également une bonne méthode à utiliser pour faire le ménage de votre maison.
2. La méthode « eat the frog »
La méthode « eat the frog », que l’on peut traduire par « manger le crapaud », consiste à faire la pire tâche en premier, quitte à ne faire que cette tâche. Il peut s’agir des tâches particulièrement volumineuses, des tâches les plus urgentes ou bien celles qui nous causent le plus d’inconfort. Ce sont souvent ces tâches qui entraînent de la procrastination.
En commençant par la pire de vos tâches, vous vous sentirez plus léger pour attaquer le reste de la journée. Si la tâche vous prend toute la journée, vous serez plus libéré pour le restant de la semaine.
Si vous avez plusieurs « crapauds » sur votre liste de choses à faire, c’est-à-dire que vous avez plusieurs tâches laborieuses que vous redoutez, commencez par la pire des deux.
C’est une excellente technique pour les gens qui ont tendance à procrastiner ou qui ne savent pas par quelle tâche commencer. Si vous vous sentez submergés par toutes les choses que vous devez faire, cette technique vous permettra de vous concentrer sur une seule tâche plus facilement.
3. La technique Pareto
Le principe de Pareto, souvent utilisé dans le monde des affaires, affirme que 80 % des résultats viennent de 20 % des causes. Appliqué à la gestion du temps, cela signifie que vous priorisez les tâches qui ont un grand impact potentiel, même si ces tâches sont simples.
Par exemple, il pourrait s’agir de faire une série de courriels de suivis à des clients potentiels ou des fournisseurs, ou de planifier toute une série de publications sur les réseaux sociaux. Il pourrait aussi s’agir de faire une demande de prêt rapide afin de pouvoir faire réparer votre ordinateur et être ainsi plus productif.
C’est pratiquement le contraire de la technique du crapaud, car vous vous concentrez sur toutes les petites tâches qui vous prennent beaucoup de temps.
C’est une technique idéale si vous avez peu d’énergie en début de journée et qu’il faut du temps pour vous sentir efficace ou créatif.
4. La matrice d’Eisenhower
C’est une technique qui nous vient du célèbre 34e président des États-Unis. C’est une technique à utiliser au quotidien, quand on a l’impression d’avoir trop de choses à faire dans une seule journée.
Commencez par vous faire une liste des tâches que vous avez à faire. Puis divisez cette liste en quatre catégories : important et urgent, important, mais pas urgent, urgent, mais pas important et, finalement, ni important ni urgent.
Les tâches catégorisées comme étant urgentes et importantes seront vos priorités.
Celles qui sont importantes, mais pas urgentes pourront tomber en bas de votre liste, quitte à être faites plus tard dans la semaine ou le mois.
Les tâches qui sont urgentes, mais pas importantes peuvent être déléguées, selon le cas. Bien sûr, nous ne sommes pas tous des patrons avec des employés à qui déléguer des tâches. Pour le commun des mortels, déléguer pourrait ressembler à demander à votre voisin d’arroser votre plant de tomate en échange de quelques fruits ou de faire livrer votre épicerie plutôt que d’aller physiquement en magasin. Au travail, il pourrait s’agir de trouver quelqu’un d’autre pour faire une tâche qui ne demande pas votre expertise.
Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes peuvent être, selon le cas, éliminées ou reportées à plus tard. Vous pourrez les reprendre quand vous aurez plus de temps ou quand elles seront devenues plus urgentes ou importantes.
5. Méthode du fromage suisse
On appelle cette méthode « timeboxing » en anglais. L’idée est de découper une grosse tâche en plusieurs sous-tâches, en leur donnant une période prédéterminée. C’est une technique très pratique si votre liste de choses à faire ne contient qu’une tâche ou deux, mais que ces tâches peuvent s’échelonner sur plusieurs heures.
Par exemple, si vous avez un rapport à remettre pour le travail, les sous-tâches deviendront : organiser vos notes, faire le plan de rédaction, rédiger le premier jet, corriger le premier jet, faire lire à votre supérieur immédiat, faire les corrections, faire la révision linguistique, faire la mise en page, envoyer. Chaque tâche devient également moins intimidante.
Si vous avez tendance à prendre trop de temps sur des détails moins importants, c’est une excellente technique pour vous, car vous décidez à l’avance de n’octroyer qu’une certaine période à certaines sous-tâches. Cela vous permet de gérer efficacement votre emploi du temps dans votre journée de travail.
6. Les blocs de temps
Si vous ne savez pas exactement combien de temps vous prendront certaines tâches, les blocs de temps pourraient vous être utiles. Comme le nom le suggère, il s’agit de bloquer des périodes de temps à certaines tâches. Faites votre liste de choses à faire pour la semaine et décidez quand vous ferez les tâches en question. Par exemple, bloquer le mardi après-midi pour réviser le rapport de votre patron ou le vendredi matin pour ajuster votre budget mensuel.
Vous pouvez planifier votre semaine et vos journées entières selon ce principe, ou seulement certains moments clés. Par exemple, si vous êtes plus créatif l’après-midi, vous pourriez bloquer les jeudis en fin de journée pour une session de remue-méninges en solo.
C’est aussi une méthode qui fonctionne bien pour les tâches récurrentes. Cette méthode vous donnera un horaire un peu comme avec des cours à l’école ou à l’université. Vous pourrez alors vous préparer en fonction des blocs de temps que vous avez choisis.
Chacune de ces techniques peut être adaptée ou même mélangée. Par exemple, la méthode Eisenhower pourrait vous servir à identifier vos tâches prioritaires, puis vous pourriez utiliser la technique Pomodoro pour passer à travers ces tâches. L’important est d’identifier les techniques qui fonctionnent avec votre profession, votre style de vie et votre personnalité. Avec une bonne méthode de gestion de votre temps, vous gagnerez en productivité et pourrez profiter davantage de la vie !